Zu Beginn des Projektes wurden Buchungswünsche in den Familux Resorts ganz klassisch vom Reservierungsteam persönlich entgegengenommen und nach entsprechender Rücksprache mit dem Gast „händisch“ abgewickelt – ein zeitintensiver Prozess. Familux wünschte sich eine Online-Buchung, die es dem Gast ermöglicht, schnell und unkompliziert das für ihn passende Angebot zu finden, das er auch sofort selbst buchen kann. Die Vorteile einer Online-Buchungsmaschine sind klar: Der Gast trifft selbst eine Vorauswahl, gibt seine Daten selber ein und kann seinen Urlaub direkt buchen. Allerdings war es zu dieser Zeit noch Usus, dass der Gast das tatsächliche Angebot erst vom Hotel bzw. von der Reservierung erhielt. Nach ein paar Stunden/Tagen antwortete der Gast und bekam nach Prüfung der Verfügbarkeit die Reservierungsbestätigung mit der Bitte um Anzahlung und Gastdateneingabe von der Reservierung. Mit samera bucht der Gast nun inklusive Leistung der Anzahlung sowie Gastdateneingabe selbst und erhält durch samera automatisiert in Echtzeit die Reservierungsbestätigung.

Um die zeitintensive und oft komplizierte Kalkulation der Preise zu automatisieren und damit das Reservierungsteam zu entlasten, griffen wir auf samera Dynamic Pricing zurück. Damit legt Familux autonom Preisregeln fest, die ganz flexibel Zimmerkategorie, Buchungszeitraum, Saison, Rabatte und viele weitere Parameter berücksichtigen und den individuellen Aufenthaltspreis sofort errechnen. So stehen die korrekten Preise sowohl der Rezeption als auch dem online-buchenden Gast immer zur Verfügung.

Das samera Rezeptionscockpit wurde in Zusammenarbeit mit Familux konzipiert und entwickelt, um die Rezeption und das Reservierungsteam im Kontakt mit den Gästen perfekt zu unterstützen. Das Rezeptionscockpit dient als Kommunikationsplattform, auf der alle Daten der Gäste, Anfragen, Buchungen, Informationen zu Anzahlung usw. zusammentreffen. Von hier aus nimmt Familux entweder automatisiert oder persönlich Kontakt mit Gästen auf, fragt Zusatzbuchungswünsche ab oder erinnert den Gast höflich, wenn die Anzahlung bei einer durch E-Mail oder Telefon entstandenen Direktbuchung noch zu tätigen ist. Auch wenn ein Gast sich zuerst telefonisch und nicht online meldet, kann die Rezeption nach Eintrag der wichtigsten Daten mit dem Rezeptionscockpit sofort passende, individuelle Angebote versenden, die vom Gast bei Gefallen direkt online gebucht werden können.

samera sammelt nicht nur Angebots- und Buchungsdaten, sondern kann über Deeplinks immer nachvollziehen, von wo aus der Gast Familux erreicht hat, ob er den Buchungsprozess abgebrochen oder eine Buchung getätigt hat. Familux weiß, durch welche Newsletter, Kampagnen auf Social Media oder Weiterempfehlung Buchungen generiert werden, und kann sich fortan auf die Marketingmaßnahmen mit der besten Conversion konzentrieren. Bei telefonischen Anfragen bzw. Buchungen können die Reservierungsmitarbeiter im Einzelfall persönlich beim Gast nachfragen, wie er zu Familux gelangt ist, und das Tracking bleibt somit vollständig.

Mit samera wurden über ein System alle Familux Resorts verbunden. Ein Vorteil davon ist, dass alle Mitarbeiter eines jeden Hauses Angebote und Buchungen auch für andere Häuser erstellen können, und zwar zeit- und ortsunabhängig auch aus dem Homeoffice. Zeit- und Ressourcenersparnis sind die positiven Folgen. Gleichzeitig gibt es allen Resorts die Möglichkeit, bei 100 % Auslastung an die anderen Häuser weiterzuvermitteln und damit Gäste, die sonst vielleicht woanders gebucht hätten, innerhalb der Gruppe zu behalten.